Workforce Management

    Workforce Management

    Workforce Management

    Gestión de personal

    Hoy en día hay mucho más involucrado: diferentes servicios, competencias, condiciones de empleo, leyes y reglamentos, etc. ¿Cómo vas a arreglar todo eso? ¿Y cómo mantienes una visión general y logras un proceso óptimo si, por ejemplo, tienes cientos o miles de empleados en tu red de tiendas, cadena de hoteles, centros de distribución, factorías o institución de atención médica u hospitalaria?

    En este blog te contamos más sobre todo el proceso de Workforce Management.

    Predicción: usa datos del pasado

    Basándote en el pasado puedes predecir razonablemente bien lo que vendrá en un futuro. Muy pocas organizaciones hacen un uso inteligente de esto. En los supermercados, por ejemplo, alrededor del 80 por ciento es repetitivo cada semana. Hoy en día, todos esos datos se pueden recuperar de tu sistema de TI. Por ejemplo, ¿cuál fue el flujo de clientes promedio en una tienda o supermercado el lunes entre las 11,00 a.m. y las 12,00 del mediodía? ¿Cuánta rotación había entonces? A menudo hay un pico al final del mes en relación con el cobro del salario. Cuando analizas ese tipo de datos, ves una cierta tendencia. Estas y otras tendencias te ayudan a predecir la capacidad requerida. Se pueden hacer muy buenas predicciones, por ejemplo, en centros hospitalarios y residencias de mayores, teniendo en cuenta tareas como la atención personalizada, pruebas diagnósticas y los traslados.

    Además, una planificación optimizada en función de las predicciones puede incluso mejorar la ratio de retención del personal.

    Gestión de procesos

    Puedes hacer que tu planificación de personal sea más eficiente continuamente eliminando errores en el proceso. En un entorno de producción, los supervisores suelen supervisar las actividades desde una oficina. Cuando una cinta transportadora en una fábrica de refrescos se atasca, por ejemplo porque se cae una lata, analizar las causas de este error. Mientras tanto, la producción se ha detenido durante al menos diez minutos. Si dispone que los empleados verifiquen regularmente el proceso en el área de trabajo para prevenir problemas de manera proactiva, aumentará la productividad. Con estas mejoras, es posible que solo necesites 80 horas-persona en lugar de 100. En resumen, si te aseguras de que todos tus procesos estén lo mejor organizados posible, ahorras tiempo. Sabes con mucha más precisión cuántas personas se necesitan, por lo que puedes planificar mejor. También puedes incluir las competencias de sus empleados y las reglas de tu organización.

    El empleado en el centro de la empresa

    Actualmente hay verdadera competición por la atracción de empleados en muchos sectores. Hemos pasado del 'Me alegro de poder trabajar aquí' a 'Me alegro de que hayas venido a trabajar aquí'. Así que tendrás que tener en cuenta lo que les gusta a tus nuevos empleados. ¿Cuántos días a la semana quieren trabajar? ¿Qué días y horas prefieren trabajar? Cómo planificas las coberturas y sustituciones para garantizar el servicio en el periodo de vacaciones? ¿Cómo se relaciona todo esto con la Ley de Jornada Laboral y el Convenio Colectivo de Trabajo? Si contratas a pocas personas, los empleados presentes tendrán que trabajar más duro. Esta presión aumenta el absentismo y disminuye la motivación. En consecuencia una menor productividad conduce a pérdida de tiempo y menos beneficios. Por lo tanto, es importante una correcta planificación de la capacidad de las unidades productivas utilizando todos los datos relevantes.

    También en periodos excepcionales

    En los últimos años hemos experimentado que los acontecimientos imprevistos pueden perturbar seriamente la planificación: Covid, bloqueos logísticos, guerra en Ucrania... pero, también se ven ciertas tendencias emergentes durante esos períodos. Con un buen Sistema de Gestión de la Fuerza Laboral puedes determinar las bases y responder rápidamente a los cambios y a otros factores externos, pudiendo además extraer datos críticos para mejorar planificación de las necesidades operativas en función de la carga de trabajo en cada momento.

    En ALDEXTRA conocemos muy bien el Proceso de Gestión de la Fuerza Laboral.

    A continuación nos gustaría explicar 10 pasos importantes en este proceso:

    1. Forecast (Pronóstico)

    El paso 1 es determinar la carga de trabajo. En gran medida, puedes obtener esta información de tus sistemas: en el comercio minorista, por ejemplo, de los sistemas de cajas registradoras y el sistema ERP. En base a esto, sabes entre otras cosas, cuántos paquetes deben desembalarse en un día y cuántos artículos deben reponerse en los lineales. También puedes usarlo para estimar cuántos clientes esperas por franjas del día. En un sector como el sanitario, por supuesto, las cosas son diferentes. ¿Cuántos pacientes esperan en la clínica ambulatoria? ¿Cuántas personas esperan que sean hospitalizadas? Como gerente de un hospital, si analizas datos del pasado, puedes descubrir tendencias en el presente. Lo mismo se aplica al absentismo del personal de enfermería. Se sabe que cada año, alrededor de un período determinado, como la temporada de gripe o en la actualidad nuevas olas de Covid un cierto porcentaje de personal enferma. Puedes responder a esto proveyendo y organizando a los trabajadores temporales para un período de tiempo adecuado.

    2. Necesidades operativas

    El siguiente paso es el nivel de dotación de personal: ¿qué personas tienes a tu disposición y a qué costes salariales? Puedes obtener esta información de tu sistema de RRHH, incluidas las vacaciones y qué atributos pertenecen a una persona. Tan pronto como sepas qué personas pueden realizar el trabajo, también sabrás en qué medida está coordinado correctamente. Mapeas la ocupación o la demanda y, en caso de falta de personal, puedes comunicarte con tu unidad flexible de empleados (Flex Pool) o informar a tiempo a la agencia de empleo ETT.

    3. Planificación intra-día

    La planificación ya está fijada, pero durante el día surgen circunstancias imprevistas. Están llegando tres camiones adicionales con mercancías, que también deben procesarse ese día. O de repente hay más personas hospitalizadas de lo esperado o entran nuevas reservas en el hotel que no estaban previstas. Esto significa que tienes que gestionar rápidamente cambios en el mismo día y re-ajustar la planificación y, por lo tanto, los recursos disponibles y los horarios.

    En resumen: planificación intra-dia.

    4. Registro del tiempo de trabajo

    Cuando el cronograma de la planificación de turnos es definitivo, puedes integrarlo con los registros de tiempo de presencia. Hoy en día también se puede hacer a través de una tableta o un teléfono móvil. O de la manera clásica a través de terminales biométricos de proximidad. Este registro de tiempo puede iniciarse al inicio y al final de cada turno cuando un empleado registra su entrada y salida en el terminal. De esta manera no hay discusión sobre el número de horas trabajadas. Durante este paso, también puede realizar un seguimiento de cuántos días de vacaciones acumula alguien y quién puede irse de vacaciones y cuándo para evitar que alguien acumule demasiados días de vacaciones en periodos de gran carga de trabajo. Al mismo tiempo, con el registro de tiempo de presencia puedes comparar y reajustar la planificación prevista (objetivo) con la real (actual).

    5. Inteligencia para exportación de datos y salario

    Si vinculas las horas trabajadas mediante la integración con la nómina, no es necesario volver a ingresar estos datos. Esto ahorra tiempo y dinero, pero también evita el riesgo de errores, que es un riesgo del trabajo manual o mediante hojas Excel. Debido a que todos los datos están estrechamente vinculados, también se tiene más control sobre mismos y además pueden tratarse en el entorno de Business Intelligence (BI) de la solución de Workforce Management, que permite crear fácilmente informes de gran utilidad para el análisis y toma de decisiones.

    6. Evaluación y optimización

    Estos informes permiten analizar y auditar como ha funcionado todo el proceso de gestión de la fuerza laboral. ¿Cuál era tu plan inicial? ¿Cuántas horas querías comprometer originalmente? ¿Cuántas horas por persona se ha desplegado realmente y dónde están las desviaciones? Puedes aprender de esas desviaciones para hacerlo mejor en la próxima planificación. Tus objetivos siguen siendo los mismos: ajustar tu plan a las necesidades operativas en cada momento

    7. Planificación estratégica

    ¿Se repite la misma historia todos los años? Al crear el plan empresarial para el siguiente ejercicio, ¿te preguntas por ejemplo cómo se podría optimizar la capacidad de tu personal con la dinámica de la empresa? ¿Cuál es la proporción correcta de empleados a tiempo total, parcial o en prácticas para tu organización? ¿Qué cantidad y distribución de empleados debe utilizarse en un momento concreto? ¿Qué presupuestos deben prepararse para estas situaciones?

    Las soluciones de Workforce Management de ALDEXTRA proporcionan todos los datos relevantes para simular con total transparencia todo tipo de escenarios.

    8. Gestión de personal – ¿Cuál es la mejor filosofía de planificación para una empresa?

    Preferencias de horarios, asignación de turnos, coberturas, guardias, modelos de turnos, etc.

    Aprovecha la ayuda de nuestros consultores de gestión de horarios para elaborar un modelo óptimo para tu situación actual.

    Si confías en la solución de Workforce Management de ALDEXTRA, dispondrás de autonomía para construir y combinar a tu gusto todos los modelos de planificación conocidos.

    En cuanto necesites modificar tus procesos empresariales, tú mismo podrás adaptar tus empleados a las necesidades del momento. Sin desarrollos a medida, difíciles de mantener y controlar. Sin costes externos. Así de fácil.

    9. Salud laboral – ¿Cómo influir positivamente en la salud de sus empleados?

    Las bajas temporales tienen efectos inmediatos en la planificación del trabajo. Los ciclos de planificación de sólo dos semanas o de 4 semanas no son ni mucho menos inusuales. La falta de seguridad durante la planificación es uno de los principales causantes de estrés e insatisfacción entre los empleados y las bajas llegan cuando se produce un desequilibrio entre la vida laboral y familiar.

    Con nuestro método de gestión de horarios global, las empresas de servicios han alcanzado un nivel de flexibilidad para los empleados con un índice de seguridad del 80% en la planificación del tiempo libre... con hasta doce meses de antelación.

    10. Tiempo dedicado a la planificación de personal

    Una solución profesional avanzada de Workforce Management minimiza también la carga de trabajo y el tiempo del personal encargado de la planificación. Mediante potentes “asistentes de planificación“ integrados en la solución se libera a los gestores responsables de las tareas rutinarias tales como la verificación de las normas del convenio laboral, de la observancia de las reglas de los límites de tiempo de trabajo o como cubrir incidencias imprevistas de falta de personal y como solucionarlas.

    Los planificadores pueden concentrarse en el aspecto esencial de su trabajo: la optimización de la planificación de personal para obtener la máxima eficiencia operacional y la calidad óptima del servicio, así como la rentabilidad del negocio.

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