¿Problemas para cubrir turnos y controlar los costes? El WFM es la palanca clave para optimizar la logística moderna

Basado en el informe de Gartner sobre Optimización de la Logística Moderna

La logística actual exige rapidez, precisión y flexibilidad… justo en un momento en que los recursos están más tensionados que nunca. Los clientes lo quieren todo: entregas inmediatas, cero errores y sostenibilidad. Y mientras tanto, los almacenes operan con márgenes cada vez más estrechos.

El personal es caro, escaso y difícil de retener. Los costes suben, las exigencias aumentan y los equipos trabajan al límite. Y detrás de todo esto, se esconden ineficiencias que muchas veces pasan desapercibidas… pero que se notan en la cuenta de resultados.

Según Gartner, el personal puede representar hasta el 65% del coste total del almacén. Y sin una buena planificación, ese porcentaje solo crece.

Muchos centros logísticos siguen trabajando con hojas Excel, procesos manuales y estructuras rígidas que impiden ajustar el personal a la demanda real. Resultado:
– Personal parado cuando no hace falta.
– Horas extra y temporales cuando ya es tarde.
– Rotación creciente y productividad en caída.

No es solo un problema de mano de obra: es un problema de gestión estratégica del equipo.

El informe de Gartner 2025, “3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs”, lo resume en tres palancas que marcan la diferencia:
1) Habilitar a los empleados,

2) Usar mejor los recursos,

3) Automatizar los procesos.

¿Qué significa realmente Workforce Management en logística?

WFM es, simplemente, poner a las personas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, con el mínimo coste posible y sin comprometer el servicio.

Los sistemas modernos de WFM trabajan con datos, IA y automatización para:

• Prever la demanda de personal según los pedidos.
• Generar turnos óptimos y adaptables.
• Gestionar habilidades y certificaciones.
• Ofrecer autoservicio al empleado.
• Controlar tiempos y asistencia.
• Integrarse con los sistemas existentes.

El resultado es un entorno de trabajo más transparente, flexible y productivo.

¿Qué costes ocultos están afectando a la rentabilidad?

Hay dos grandes enemigos silenciosos:
1) Planificación manual
2) Baja implicación del empleado

Cuando el personal no se ajusta a la demanda, el coste sube siempre: en épocas bajas y en picos de trabajo.

Y cuando los empleados no se sienten informados, ni escuchados, ni parte del proceso, su motivación baja… y con ella la productividad.

Esto deriva en:

• Más rotación
• Más sustituciones
• Más errores
• Menor rendimiento
• Más costes operativos

Todo esto es evitable. Solo se necesita un enfoque más estratégico.

¿Por qué hace falta un enfoque más estratégico?

Porque reaccionar tarde sale caro.
La mayoría de empresas ajustan el personal después de ver los problemas de calidad, servicio o coste.

Gartner propone lo contrario: una estrategia preventiva basada en tres pilares claros:

1. Empoderar al empleado: más autonomía, menos fricción

Los equipos rinden más cuando tienen visibilidad, control y participación.

Con el autoservicio de plano WFM y la app myplano, los empleados pueden:

• Consultar turnos
• Solicitar cambios
• Gestionar vacaciones
• Recibir avisos en tiempo real

Esto reduce conflictos, mejora la comunicación y refuerza la confianza.

El impacto directo:
✔ Menos rotación
✔ Más satisfacción
✔ Menos costes de sustitución

 

2. Optimizar recursos: planificación inteligente y gestión de habilidades

No es cuestión de tener más gente, sino de tener la gente adecuada.

Con la planificación con IA y el análisis de necesidades de plano WFM, las empresas logran:

• Previsiones basadas en volumen real de pedidos
• Turnos flexibles y ajustados a la demanda
• Asignaciones automáticas basadas en habilidades, disponibilidad y certificaciones

Esto asegura que cada tarea la realiza la persona idónea, en el momento oportuno.
Y en momentos de picos o ausencias, la organización responde con agilidad.

 

3. Automatizar procesos: eficiencia, transparencia y escalabilidad

La automatización no sustituye personas; elimina tareas repetitivas y errores.

Tiempo y asistencia en plano WFM permite:

• Registrar horas, pausas y ausencias en tiempo real
• Compararlas automáticamente con la planificación
• Detectar desviaciones al instante
• Asegurar nóminas precisas y cumplimiento legal

La integración con ERP, RR.HH. o nóminas evita duplicidades y garantiza un flujo de datos limpio y fiable.

Conclusión

Los costes laborales son un reto, pero también una oportunidad para mejorar la eficiencia si se gestionan con estrategia.

La recomendación de Gartner es clara:
Empodera a tu equipo. Optimiza tus recursos. Automatiza tus procesos.

Con plano WFM, estas tres palancas se integran en una solución modular, flexible y preparada para el futuro.

Así, el Workforce Management se convierte en un componente clave para una logística más ágil, rentable y competitiva.