Problemes per a cobrir torns i controlar els costos? WFM és la palanca clau per a optimitzar la logística moderna

Basat en l’informe de Gartner sobre Optimització de la Logística Moderna

La logística actual exigeix rapidesa, precisió i flexibilitat… just en un moment en què els recursos estan més tensionats que mai. Els clients ho volen tot: entregues immediates, zero errors i sostenibilitat. I, mentrestant, els magatzems operen amb marges cada vegada més estrets.

El personal és car, escàs i difícil de retenir. Els costos augmenten, les exigències creixen i els equips treballen al límit. I darrere de tot això, s’hi amaguen ineficiències que sovint passen desapercebudes… però que es reflecteixen en el compte de resultats.

Segons Gartner, el personal pot representar fins al 65% del cost total del magatzem. I sense una bona planificació, aquest percentatge només creix.

Molts centres logístics continuen treballant amb fulls Excel, processos manuals i estructures rígides que impedeixen ajustar el personal a la demanda real. Resultat:
– Personal aturat quan no cal.
– Hores extres i personal temporal quan ja és massa tard.
– Rotació creixent i productivitat en caiguda.

No és només un problema de mà d’obra: és un problema de gestió estratègica de l’equip.

L’informe de Gartner 2025, “3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs”, ho resumeix en tres palanques que marquen la diferència:
1) Capacitar els empleats,

2) Utilitzar millor els recursos,

3) Automatitzar els processos.

Què significa realment Workforce Management en logística?

WFM és, simplement, posar les persones correctes al lloc correcte, en el moment correcte, amb el mínim cost possible i sense comprometre el servei.

Els sistemes moderns de WFM treballen amb dades, IA i automatització per a:

• Preveure la demanda de personal segons les comandes.
• Generar torns òptims i adaptables.
• Gestionar habilitats i certificacions.
• Oferir autoservei a l’empleat.
• Controlar temps i assistència.
• Integrar-se amb els sistemes existents.

El resultat és un entorn de treball més transparent, flexible i productiu.

Quins costos ocults estan afectant la rendibilitat?

Hi ha dos grans enemics silenciosos:
1) Planificació manual
2) Baixa implicació de l’empleat

Quan el personal no s’ajusta a la demanda, el cost sempre augmenta: tant en períodes baixos com en pics de feina.

I quan els empleats no se senten informats, escoltats ni part del procés, la seva motivació baixa… i amb ella la productivitat.

Això deriva en:

• Més rotació
• Més substitucions
• Més errors
• Menor rendiment
• Més costos operatius

Tot això és evitable. Només cal un enfocament més estratègic.

Per què cal un enfocament més estratègic?

Perquè reaccionar tard surt car.
La majoria d’empreses ajusten el personal després de detectar problemes de qualitat, servei o costos.

Gartner proposa el contrari: una estratègia preventiva basada en tres pilars clars:

1. Empoderar l’empleat: més autonomia, menys fricció

Els equips rendeixen més quan tenen visibilitat, control i participació.

Amb l’autoservei de plano WFM i l’app myplano, els empleats poden:

• Consultar torns
• Sol·licitar canvis
• Gestionar vacances
• Rebre avisos en temps real

Això redueix conflictes, millora la comunicació i reforça la confiança.

Impacte directe:
✔ Menys rotació
✔ Més satisfacció
✔ Menys costos de substitució

2. Optimitzar recursos: planificació intel·ligent i gestió d’habilitats

No es tracta de tenir més personal, sinó de tenir la gent adequada.

Amb la planificació amb IA i l’anàlisi de necessitats de plano WFM, les empreses aconsegueixen:

• Previsions basades en el volum real de comandes
• Torns flexibles i ajustats a la demanda
• Assignacions automàtiques segons habilitats, disponibilitat i certificacions

Això garanteix que cada tasca la realitzi la persona idònia, en el moment oportú.
I en moments de pics o absències, l’organització respon amb agilitat.

3. Automatitzar processos: eficiència, transparència i escalabilitat

L’automatització no substitueix persones; elimina tasques repetitives i errors.

Temps i assistència a plano WFM permet:

• Registrar hores, pauses i absències en temps real
• Comparar-les automàticament amb la planificació
• Detectar desviacions a l’instant
• Assegurar nòmines precises i compliment legal

La integració amb ERP, RR.HH. o nòmines evita duplicitats i garanteix un flux de dades net i fiable.

Conclusió

Els costos laborals són un repte, però també una oportunitat per millorar l’eficiència si es gestionen estratègicament.

La recomanació de Gartner és clara:
Empodera el teu equip. Optimitza els teus recursos. Automatitza els teus processos.

Amb plano WFM, aquestes tres palanques s’integren en una solució modular, flexible i preparada per al futur.

Així, el Workforce Management es converteix en un component clau per a una logística més àgil, rendible i competitiva.