Pooling amb Programari WFM: Solució Ràpida i Flexible davant l'Escassetat de Personal

Què és el “Pooling” i com funciona dins del programari de WFM?

El "Pooling” és un concepte disruptiu que permet a les empreses reunir un grup de treballadors que tenen habilitats o qualificacions similars perquè puguin desplegar-se de manera flexible, quan sigui necessari. Aquests treballadors poden ser assignats a diferents tasques, torns o projectes en funció dels requisits i prioritats a cada moment. Això difereix de l'assignació fixa tradicional d'empleats a llocs o àrees de responsabilitat específiques, ja que la posada en comú permet una major flexibilitat i dinamisme.

El “Pooling” exerceix un paper central en la gestió de la força laboral (WFM), especialment quan es tracta d'optimitzar la planificació del personal en un entorn de treball dinàmic i complex.

La planificació de recursos mitjançant “Pooling” es refereix a l'agrupació i assignació flexible de treballadors a diferents tasques o equips per a garantir la màxima eficiència i productivitat. En aquesta entrada del blog, entrarem en els detalls sobre el que significa la posada en comú, per què és útil en temps d'escassetat d'habilitats i com les empreses poden aprofitar-la al màxim.

En la pràctica, això significa que, en lloc d'assignar a cada empleat a una àrea fixa, l'eina de planificació de personal decidirà dinàmicament on es pot desplegar la força laboral de manera més efectiva. Per a això, la solució de programari plano WFM utilitza algorismes avançats i dades en temps real per a prendre aquestes decisions.

El mòdul “Pooling” integrat en la planificació ofereix importants funcionalitats que garanteixen una planificació del personal i assignació de recursos fluida i eficient:

• Planificació automàtica de torns: el programari pot assignar automàticament als treballadors del grup a torns en funció de la seva disponibilitat, qualificacions i càrrega de treball esperada. Això permet una dotació òptima de personal en cada torn i evita l'excés o la falta de personal.
• Anàlisi de dades en temps real: utilitzant dades en temps real, com les crides entrants o les consultes dels clients, el programari pot identificar immediatament si es necessiten treballadors addicionals en una àrea en particular i cridar-los des del grup.
• Gestió d'habilitats: els algorismes del mòdul “Pooling” tenen en compte les habilitats individuals dels empleats. Això garanteix que les persones adequades treballin en les tasques correctes en el moment adequat. Això és particularment important en indústries on es requereixen coneixements especialitzats.
• Gestió de la càrrega de treball màxima: el “Pooling” permet a les empreses reaccionar de forma més flexible davant els pics sobtats de demanda. Per exemple, si una empresa de comerç electrònic rep més consultes de clients durant la temporada de vacances, el programari pot assignar ràpidament recursos addicionals del grup.
• Auto-planificació dels empleats: un sistema actual de WFM permet als empleats sol·licitar torns o tasques específiques en funció de la seva disponibilitat i preferències. Això sovint es combina amb la funció intel·ligent del “Pooling” que garanteix que només s'assignin empleats qualificats i disponibles.

La posada en comú mitjançant el mòdul “Pooling” en empreses que depenen d'entorns de treball dinàmics és una eina de planificació indispensable que ofereix nombrosos avantatges en la planificació i gestió de la força laboral:

Flexibilitat i adaptabilitat

L'agrupació permet a les empreses reaccionar de manera ràpida i eficient als canvis en la càrrega de treball. Això és particularment important en companyies amb una demanda molt fluctuant o pics de càrrega de treball, com Hotels, Indústries, Hospitals, Retail, Contact Centers i Operadors Logístics. Amb un grup ben organitzat d'empleats qualificats, la càrrega de treball pot distribuir-se millor i evitar-se els colls d'ampolla.

Rendibilitat

Les empreses poden reduir els seus costos mitjançant l'ús flexible dels recursos de personal d'un grup. Es pot evitar l'excés de personal, els torns o la contractació de personal addicional o extern per a pics a curt termini, ja que el grup existent ja proporciona suficient capacitat per a respondre a les fluctuacions. Això significa que cal gastar menys diners en hores extres o en treballadors temporals addicionals.

Millora de la satisfacció dels empleats

La posada en comú també ajuda a millorar la satisfacció dels empleats. En permetre que els empleats assumeixin tasques i torns que s'adaptin millor a les seves habilitats i preferències, se senten més valorats i motivats. A més, un horari més flexible permet als empleats aconseguir un millor equilibri entre la vida laboral i personal.

Augment de la qualitat del servei

En desplegar empleats que estan especialment preparats i qualificats per a la tasca en qüestió, la qualitat del servei millora. Un equip amb un personal òptim, que s'adapta constantment mitjançant el programari WFM, garanteix un processament més ràpid i d'alta qualitat de les consultes o projectes dels clients.

Quines són les pràctiques recomanades per a usar el Pooling?

Perquè el “Pooling” sigui realment eficaç en un programari de WFM, s'han de tenir en compte algunes de les millors pràctiques:

• Agrupació adequada dels treballadors: és important organitzar el grup en funció de criteris clarament definits, com les habilitats, la disponibilitat i l'experiència. Com més precisa sigui l'agrupació, millor podrà el programari assignar als empleats adequats.
• Formació i desenvolupament dels empleats: atès que la flexibilitat d'un grup sovint significa que els empleats han d'assumir diferents tasques, l'empresa ha d'invertir contínuament en capacitació i desenvolupament dels empleats. Això garantirà que el personal roman&guí qualificat per a diverses tasques (polivalències)
• Monitoratge en temps real: les empreses han d'assegurar-se de tenir un seguiment fiable i en temps real dels seus processos de treball. Els millors sistemes de “Pooling” són tan bons com les dades subjacents. Per tant, s'han de realitzar ajustos i optimitzacions regulars per a maximitzar l'eficiència.
• Comunicació amb el personal: la comunicació oberta i transparent és crucial per a l'èxit d'un sistema de “Pooling”. Els empleats han de saber exactament com i per què se'ls assignen determinades tasques o torns i tenir l'oportunitat de proporcionar comentaris.

Conclusió

La funcionalitat del “Pooling” en un programari WFM és una forma innovadora per a optimitzar la utilització de recursos humans en les empreses. En assignar de manera flexible als treballadors d'un grup, les empreses poden respondre millor a les fluctuacions de la càrrega de treball, reduint els costos i millorant la qualitat del servei.

Fonamentalment, les empreses han de recolzar aquest sistema amb una estratègia clara, capacitació contínua i un ús efectiu de les dades en temps real. D'aquesta manera, la posada en comú no sols pot augmentar l'eficiència, sinó també contribuir a la satisfacció dels empleats i clients.

Amb el “Pooling” de PlanoWFM, pot cobrir de manera ràpida i flexible les mancances de personal en la planificació de torns, mitjançant els treballadors fixos o externs i cobrir els torns oberts.

Si es detecta un dèficit en el pla de torns, per exemple, a causa d'una malaltia o un altre tipus d'absència, es pot generar una sol·licitud de grup per a trobar empleats disponibles que cobriràn el torn que manca, una vegada aprovada. Especialment en àrees que depenen d'un alt grau de flexibilitat, el mòdul “Pooling” de Plano WFM garanteix que els empleats es despleguin exactament on es necessiten amb major urgència.

Resum de les funcionalitats destacades del mòdul “Pooling”:

• ✔ Integració perfecta en la planificació
• ✔ Substitució ràpida en cas d'escassetat de personal
• ✔ Compensació per absències de curta i llarga duració
• ✔ És possible la integració de grups d'empleats externs
• ✔ Consideració de les habilitats dels empleats i de les seves preferències de torns
• ✔ Qualificació i assignació del personal disponible en funció de la demanda
• ✔ Notificacions “push” per a sol·licituds a través del mòbil