Pooling com Software WFM: Solução Rápida e Flexível perante a Escassez de Pessoal

¿Que é o "Pooling" e como funciona dentro do software de WFM?

O "Pooling" é um conceito disruptivo que permite às empresas reunir um grupo de trabalhadores que têm habilidades ou qualificações similares para que possam ser implementados de forma flexível, quando seja necessário. Estes trabalhadores podem ser atribuídos a diferentes tarefas, turnos ou projetos em função dos requisitos e prioridades em cada momento. Isto difere da atribuição fixa tradicional de colaboradores a postos ou áreas de responsabilidade específicas, já que a colocação em comum permite uma maior flexibilidade e dinamismo.

 

O "Pooling" desempenha um papel central na gestão da força laboral (WFM), especialmente quando se trata de otimizar o planeamento do pessoal num ambiente de trabalho dinâmico e complexo.

O planeamento de recursos mediante "Pooling" refere-se ao agrupamento e atribuição flexível de trabalhadores a diferentes tarefas ou equipas para garantir a máxima eficiência e produtividade. Nesta entrada do blog, entraremos em detalhes sobre o que significa a colocação em comum, porque é útil em tempos de escassez de habilidades e como as empresas podem aproveitá-la ao máximo.

 

Na prática, isto significa que, em vez de atribuir cada colaborador a uma área fixa, a ferramenta de planeamento de pessoal decidirá dinamicamente onde se pode implementar a força laboral de maneira mais efetiva. Para isso, a solução de software plano WFM utiliza algoritmos avançados e dados em tempo real para tomar estas decisões.

O módulo "Pooling" integrado no planeamento oferece importantes funcionalidades que garantem um planeamento do pessoal e atribuição de recursos fluida e eficiente:

• Planeamento automático de turnos: o software pode atribuir automaticamente aos trabalhadores do grupo turnos em função da sua disponibilidade, qualificações e carga de trabalho esperada. Isto permite uma dotação ótima de pessoal em cada turno e evita o excesso ou a falta de pessoal.
• Análise de dados em tempo real: utilizando dados em tempo real, como as chamadas recebidas ou as consultas dos clientes, o software pode identificar imediatamente se são necessários trabalhadores adicionais numa área em particular e chamá-los desde o grupo.
• Gestão de habilidades: os algoritmos do módulo "Pooling" têm em conta as habilidades individuais dos colaboradores. Isto garante que as pessoas adequadas trabalhem nas tarefas corretas no momento adequado. Isto é particularmente importante em indústrias onde se requer conhecimentos especializados.
• Gestão da carga de trabalho máxima: o "Pooling" permite às empresas reagir de forma mais flexível perante os picos repentinos de procura. Por exemplo, se uma empresa de comércio eletrónico recebe mais consultas de clientes durante a temporada de férias, o software pode atribuir rapidamente recursos adicionais do grupo.
• Auto-planeamento dos colaboradores: um sistema atual de WFM permite aos colaboradores solicitar turnos ou tarefas específicas em função da sua disponibilidade e preferências. Isto frequentemente combina-se com a função inteligente do "Pooling" que garante que só sejam atribuídos colaboradores qualificados e disponíveis.

A colocação em comum mediante o módulo "Pooling" em empresas que dependem de ambientes de trabalho dinâmicos é uma ferramenta de planeamento indispensável que oferece numerosas vantagens no planeamento e gestão da força laboral:

 

Flexibilidade e adaptabilidade

O agrupamento permite às empresas reagir de forma rápida e eficiente às mudanças na carga de trabalho. Isto é particularmente importante em companhias com uma procura muito flutuante ou picos de carga de trabalho, como Hotéis, Indústrias, Hospitais, Retalho, Contact Centers e Operadores Logísticos. Com um grupo bem organizado de colaboradores qualificados, a carga de trabalho pode ser distribuída melhor e evitam-se os estrangulamentos..

Rentabilidade 

As empresas podem reduzir os seus custos mediante o uso flexível dos recursos de pessoal de um grupo. Pode evitar-se o excesso de pessoal, os turnos ou a contratação de pessoal adicional ou externo para picos a curto prazo, já que o grupo existente já proporciona capacidade suficiente para responder às flutuações. Isto significa que há que gastar menos dinheiro em horas extras ou em trabalhadores temporários adicionais.

Melhoria da satisfação dos colaboradores

A colocação em comum também ajuda a melhorar a satisfação dos colaboradores. Ao permitir que os colaboradores assumam tarefas e turnos que se adaptem melhor às suas habilidades e preferências, sentem-se mais valorizados e motivados. Além disso, um horário mais flexível permite aos colaboradores alcançar um melhor equilíbrio entre a vida laboral e pessoal.

Aumento da qualidade do serviço

Ao implementar colaboradores que estão especialmente preparados e qualificados para a tarefa em questão, a qualidade do serviço melhora. Uma equipa com um pessoal ótimo, que se adapta constantemente mediante o software WFM, garante um processamento mais rápido e de alta qualidade das consultas ou projetos dos clientes.

¿Quais são as práticas recomendadas para usar o Pooling??

Para que o "Pooling" seja realmente eficaz num software de WFM, devem ter-se em conta algumas das melhores práticas::

• Agrupamento adequado dos trabalhadores: é importante organizar o grupo em função de critérios claramente definidos, como as habilidades, a disponibilidade e a experiência. Quanto mais preciso seja o agrupamento, melhor poderá o software atribuir aos colaboradores adequados..
• Formação e desenvolvimento dos colaboradores: dado que a flexibilidade de um grupo frequentemente significa que os colaboradores têm que assumir diferentes tarefas, a empresa deve investir continuamente em capacitação e desenvolvimento dos colaboradores. Isto garantirá que o pessoal permaneça qualificado para diversas tarefas (polivalências))
• Monitorização em tempo real: as empresas devem assegurar-se de ter um seguimento fiável e em tempo real dos seus processos de trabalho. Os melhores sistemas de "Pooling" são tão bons como os dados subjacentes. Portanto, devem realizar-se ajustes e otimizações regulares para maximizar a eficiência..
• Comunicação com o pessoal: a comunicação aberta e transparente é crucial para o sucesso de um sistema de "Pooling". Os colaboradores devem saber exatamente como e porque lhes são atribuídas determinadas tarefas ou turnos e ter a oportunidade de fornecer comentários..

Conclusão

A funcionalidade do "Pooling" num software WFM é uma forma inovadora para otimizar a utilização de recursos humanos nas empresas. Ao atribuir de forma flexível aos trabalhadores de um grupo, as empresas podem responder melhor às flutuações da carga de trabalho, reduzindo os custos e melhorando a qualidade do serviço..

Fundamentalmente, as empresas devem respaldar este sistema com uma estratégia clara, capacitação contínua e um uso efetivo dos dados em tempo real. Desta maneira, a colocação em comum não só pode aumentar a eficiência, como também contribuir para a satisfação dos colaboradores e clientes.

Com o "Pooling" de PlanoWFM, pode cobrir de forma rápida e flexível as carências de pessoal no planeamento de turnos, mediante os trabalhadores fixos ou externos e cobrir os turnos abertos.

Se se deteta um défice no plano de turnos, por exemplo, devido a uma doença ou outro tipo de ausência, pode gerar-se uma solicitação de grupo para encontrar colaboradores disponíveis que cobrirão o turno em falta, uma vez aprovada. Especialmente em áreas que dependem de um alto grau de flexibilidade, o módulo "Pooling" de Plano WFM garante que os colaboradores sejam implementados exatamente onde são necessários com maior urgência.

 

Resumo das funcionalidades destacadas do módulo "Pooling":

✔ Integração perfeita no planeamento

✔ Substituição rápida em caso de escassez de pessoal

✔ Compensação por ausências de curta e longa duração

✔ É possível a integração de grupos de colaboradores externos

✔ Consideração das habilidades dos colaboradores e das suas preferências de turnos

✔ Qualificação e atribuição do pessoal disponível em função da procura

✔ Notificações "push" para solicitações através do telemóvel